En línea con lo anterior, el abogado especializado en temas de información electrónicamente almanacenada (IEA), Michael R. Arkfeld, en su libro “Electronic discovery and evidence. 2011 -2012 Edition”, publicado por LawPartner publishing, LLC., establece un ciclo de vida para desarrollar el concepto de descubrimiento electrónico en una empresa, siguiendo cinco pasos fundamentales basado en el modelo de e-discovery de FULBRIGHT y JAWORSKI, para balancear la administración del riesgo corporativo y la estimación y contención de los costos, propios del tratamiento de la información electrónica en una organización. Los pasos son: (ARKFELD 2011, cap.3)

Paso 1: Identificar, preservar y recolectar
Identificar, se adelanta de manera paralela con la acción de “preservar”, se entiende como el tipo, fuente y localización de toda la IEA que debe ser preservada. Es importante anotar, que basado en la naturaleza del caso que se lleve se define el tipo y las fuentes de IEA requeridas, considerando todo el tiempo los costos de localizar y convertir la IEA en formatos legibles y usables que permitan una presentación adecuada frente a los terceros y autoridades involucradas.

Preservar, la obligación de preservar puede provenir de diferentes fuentes: leyes, estatutos, regulaciones u órdenes de cortes. Dependiendo del tipo de regulaciones o exigencias legales, el deber para preservar las pruebas o evidencia se establece cuando el litigio es: razonablemente anticipado, razonablemente predecible, inminente o pendiente. En este sentido, para minimizar el riesgo de la destrucción de la evidencia y evitar sanciones, la evidencia digital debe ser preservada tan pronto como se notifique por la parte sobre las potenciales reclamaciones que se pueden presentar. (ARKFELD 2011b, sección 7.9)

Recolectar, es el proceso de reunir potenciales datos relevantes para ser procesados y revisados. En este sentido, considerando la gran cantidad de IEA almacenada en múltiples ubicaciones, con variedad de formatos, se debe asegurar que el procedimiento que se establezca para ello, sea comprensivo y legalmente defendible. Es importante anotar que dado el incremento de datos informáticos almacenados fuera del control directo de la empresa, generalmente en dispositivos personales o en la nube, se cuenta con un reto adicional en este proceso de recolección. (CIO EXECUTIVE BOARD 2011b, pág. 11)

Paso 2: Filtrar y convertir a Información electrónicamente almacenada (IEA)
Filtrar significa reducir y asegurar la precisión de la IEA. Esto es, aplicar una serie de criterios que permitan afinar lo requerido según el caso, efectuar revisiones más focalizadas y mantener controlados los costos de producción de la evidencia. En este sentido, las consideraciones claves que se sugieren para adelantar este paso son:
Negociación del cumplimiento
La premisa en este punto es reunirse y acordar con el abogado de la contraparte los alcances de la preservación de la IEA con el fin de limitar los costos de producción y mantenimiento de la misma. En este sentido, se sugiere que durante la negociación esté presente el personal del área de tecnología de información, o si la negociación se torna tensa o difícil, asistirse de una tercera parte neutral.

Considerar las protecciones legales
Existen declaraciones y disposiciones legales que dan forma y moderan las peticiones de IEA, evitando la extralimitación en su solicitud, incluso considerando el hecho que no esté razonablemente accesible. Los tribunales revisan con detalle las peticiones de protección efectuadas por la parte, para establecer si ésta es una carga, no es excesivamente amplia o pertinente, o no está razonablemente accesible, y así establecer si se autoriza o no dicha solicitud.

Filtrado de la IEA
Este proceso reduce el tamaño de la población de IEA disponible. El proceso de filtrado responde a una “valoración temprana del caso” o su revisión “analítica”. Se estima que aproximadamente entre el 75 y 95 por ciento de los datos inicialmente recolectados en respuesta a una solicitud de descubrimiento electrónico, será eliminada pues no responde a lo requerido y podrá ser filtrada para su no revisión posterior.

Conversión de la IEA
La conversión es un proceso de extracción de los datos de usuario, texto o metadata de los archivos que representan la IEA. Durante la extracción se convierten en un formato para ser importados en otras aplicaciones; eventualmente los datos se convierten en imágenes o se imprimen en papel para revelarlos y presentarlos en una corte. Es importante anotar que durante este momento la IEA no se convierta a archivos PDF o TIFF, sin antes cursar la revisión inicial de la relevancia de la misma.

Paso 3: Revisar y analizar
Luego de filtrar la información no relevante, los profesionales del derecho deben revisar los datos seleccionados para determinar los subconjuntos necesarios, que no sean de acceso privilegiado, para responder a lo solicitado. El costo real del descubrimiento electrónico no es la solicitud o la adquisición de datos, sino el costo del profesional que asiste la revisión de la información para almacenar o localizar información confidencial o reservada antes de su revelación.

En este sentido, generalmente este paso se apoya en herramientas informáticas como los sistemas automatizados para soporte de litigios (Automated litigation support systems – ALS), los cuales cuentan con capacidades de búsqueda y acceso a documentos, reorganización de hechos, registro de análisis previos, puntos de vista entre otros, que permiten colaborar con el equipo de apoyo al proceso jurídico.

Es importante anotar que si la contraparte en su requerimiento no especifica la forma o formularios para producir la IEA, la otra debe producir o entregarla en la forma o con los formularios con los cuales ordinariamente administrada o razonablemente utilizada. Por tanto, la otra parte no debe producir o entregar la misma IEA en más de una forma.

Paso 4: Presentar
Este es el paso final, que incluye la planeación de la presentación de la evidencia siguiendo el procedimiento legal establecido. Para ello, debe considerar los equipos de apoyo disponibles en recinto de las audiencias, asegurando que se cuenta con el software y hardware requerido para ilustrar con detalle lo requerido durante el despliegue de la presentación.